Cosa è la Conservazione Elettronica o Digitale

Cosa è la Conservazione Elettronica o Digitale

Si fa un gran parlare di Conservazione Elettronica, ma sai veramente di cosa si tratta?

Un tempo era la più nota “Conservazione o archiviazione Sostitutiva” quella cioè che appunto sostituiva la fatturazione cartacea inizialmente prodotta dalla azienda (e che doveva essere conservata per legge) e la rimpiazzava rendendo elettronico il documento originariamente cartaceo; lo spool che aveva generato la stampa veniva archiviato elettronicamente tramite l’uso di una marca temporale e di una firma digitale, permettendo di eliminare fisicamente il documento cartaceo così “sostituito”. C’era (e c’è, orrore!) anche chi dal cartaceo generato dallo spool tornava all’elettronico facendo una scansione dello stampato stesso, ottenendo anche in questo caso un risultato a norma di legge ma assolutamente poco pratico e certamente anti economico.

Col tempo la legislazione (ma in effetti in tempi relativamente brevi rispetto ai canoni degli andamenti legislativi in Italia) si è evoluta e con essa obblighi e sistemi. Oggi quindi non esiste più la semplice “archiviazione sostitutiva” perché non si sostituisce nulla, le fatture possono rimanere digitali, mai neppure stampate, tutto rimane elettronico e quindi si chiama semplicemente “archiviazione elettronica” o “conservazione digitale”.

Vediamo di definirla:
La conservazione digitale è l’insieme di procedure informatiche ed organizzative che permettono di assicurare, nel tempo, il valore scale e legale dei documenti (nativi digitali o cartacei).

Cosa garantisce:
Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, aaffidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto.

Come funziona:
Il documento in formato digitale viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.
•La firma digitale è l’evidenza informatica che garantisce integrità e provenienza del dato/documento.
•La marcatura temporale è il riferimento temporale con data certa opponibile a terzi.

Cosa è possibile conservare:
Si possono conservare digitalmente la maggior parte dei documenti di una azienda, dagli Ordini ai DDT, Fatture, Ricevute e scontrini fiscali, Libro giornale, Registri IVA, Dichiarazionifiscali, Libro Unico del Lavoro, Giornali di magazzino, Libri sociali, Documenti sanitari, Documenti protocollati da Pubbliche Amministrazioni, Contratti etc.

Speriamo che queste poche righe siano riuscite a chiarire meglio il concetto, se hai dubbio o domande contattaci.