Conservare la Pec è obbligatorio, lo stai facendo a norma di legge?

Conservare la Pec è obbligatorio, lo stai facendo a norma di legge?

Giu 25, 2019 Conservazione Di Admin

Forse non lo sapevi ma per le aziende l’obbligo di conservare le Pec è di ben 10 anni. La questione deriva dall’ Art. 2220 del Codice Civile: “conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite”. 

Non vi è infatti dubbio che le PEC siano delle lettere, che siano comunicazioni informatiche che soddisfano il requisito della forma scritta e quindi siano sottoposte ai medesimi obblighi di legge delle comuni lettere. Altra cosa che forse non sapevi: la semplice archiviazione delle Pec sul Pc o server non garantisce il valore legale di tale documento perché non è conservazione sostitutiva, non segue cioè le regole cui la conservazione sostitutiva deve attenersi per essere tale. Ugualmente non è un modo corretto di conservare le Pec l’eventuale stampa su carta del documento (e la sua successiva conservazione fisica) perché tale pratica non garantisce affatto la conformità all’originale informatico e perde anche molte delle informazioni di invio e ricezione.

C’è poi la questione certificato, se un certificato all’interno di una Pec è scaduto rendere legalmente valida la comunicazione vi costerà tempo e fatica…e potrebbe non bastare! In pratica se non fate le cose fatte bene le vostre Pec potrebbero non servire a nulla nel momento in cui potreste averne più bisogno! Per avere un valore legale ed ottemperare agli obblighi di legge il sistema di conservazione delle Pec quindi deve seguire le regole della Conservazione Elettronica cioè l’insieme di procedure informatiche ed organizzative che permettono di assicurare, nel tempo, il valore fiscale e legale dei documenti (nativi digitali o cartacei), solo così potrete conservare tutta una serie di informazioni e documenti che al momento opportuno avranno valore probatorio, a partire dai seguenti:

  1. Messaggi Pec inviati e ricevuti
  2. Ricevute di consegna e metadati relativi
  3. Documenti che contengono firma digitale (non sono necessariamente Pec ma devono essere conservati) .

Cosa fa il Sistema? Semplice, il sistema di conservazione garantisce una serie di elementi tecnici imposti dalla legge (e che hanno una loro oggettiva ragionevolezza), che sono: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto (DPCM 3 Dicembre 2013). Come lavora il sistema? Il Sistema blocca il documento in formato digitale  nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. La firma digitale è l’evidenza informatica che garantisce integrità e provenienza del dato/documento. La marcatura temporale invece è il riferimento temporale con data certa opponibile a terzi; solo così avrete la certezza di un sistema a norma e legalmente valido e potrete stare tranquilli sul valore legale dei vostri documenti informatici nel tempo. Certo, puo’ sembrare complicato ma non necessariamente lo è, l’importante è organizzarsi e conservare le Pec utilizzando i sistemi adatti, con un partner qualificato, che sappia cosa fare e come farlo secondo la normativa vigente con strumenti software adeguati. E se volete, noi di Sciens siamo in grado di aiutarvi con le soluzioni che vi servono.

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